大阪で事業を営む経営者様、また総務・経理ご担当者様。 日々の業務の中で、書類管理についてこんなお悩みはありませんか？
「年度末や決算のたびに、段ボール箱が増えていく」 「必要な書類がすぐに出てこない」 「法定書類なので捨てるわけにもいかず、置き場所に困っている…」
オフィスの一角が書類の山に占拠されていると、見た目が雑然とするだけでなく、必要な情報にすぐにアクセスできないなど、業務効率の低下を招きます。
そこで今回は、法人の書類保管義務についてのルールを確認しつつ、大切な情報を守る「適切な保管環境」と「セキュリティ」を確保するためのトランクルーム活用術をご紹介します。
法人の書類保管義務とは？保存期間のルール（7年・10年）
「場所を取るから処分したい」と思っても、会社関係の書類には法律で厳格に定められた保存期間があります。
主な保存期間の目安は以下の通りです。
10年保存（会社法）
会社の経営に関わる重要書類です。
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録
- 会計帳簿・計算書類・貸借対照表 など
7年保存（法人税法）
経理・税務に関わる書類です。 ※赤字決算（欠損金がある場合）は10年間の保存が求められるケースもあります。
- 領収書、請求書、見積書、注文書
- 総勘定元帳、仕訳帳
- 契約書
- 給与所得者の源泉徴収票 など
このように、多くの書類は最低でも7年〜10年という長期間、適切に管理し続ける必要があります。この期間、書類を紛失せず、かつ文字が読める状態で維持しなければなりません。
書類保管にトランクルームが推奨される理由｜劣化防止とセキュリティ
1. 湿気やカビによる「劣化リスク」の回避
紙は湿気に非常に弱いです。梅雨の時期や結露などにより湿気を含むと、カビの発生や紙同士の貼りつき、インクの変色、害虫（紙魚など）の発生リスクが高まります。 特に空調が行き届かないオフィスの倉庫や、キャビネットの奥底は空気が滞留しやすいため要注意です。長期保管を前提とするなら、24時間空調管理された環境が必須です。
2. 紛失や情報漏洩の「管理リスク」の低減
社員以外の出入りもあるオフィス内や、鍵のかからないスペースに重要書類を置いておくことは、セキュリティ上好ましくありません。 「いつの間にか紛失していた」「関係ない書類と混ざってしまった」「持ち出し履歴がわからない」といったトラブルを防ぐためにも、使用頻度の低い重要書類は、物理的に別の場所で管理することが安全です。
大阪での書類保管なら「レナンド」3つの強み
書類を湿気から守る「独自の換気システム・断熱構造」
レナンドのトランクルームは、もともと「野菜の保冷倉庫」として建築された建物を活用しています。 断熱性や気密性が非常に高く、外気の影響や直射日光を完全に遮断できるのが特徴です。
夏場に高温になりやすい屋外コンテナとは異なり、年間を通して温度・湿度が安定しています。デリケートな紙類や重要書類の長期保管に最適な環境です。
機密情報を厳重に管理「4つのセキュリティ体制」
大切な情報資産をお預かりするため、セキュリティには万全を期しています。 大手警備会社「セコム（SECOM）」による機械警備や防犯カメラに加え、無人店舗が多い中、レナンドは「営業時間内のスタッフ常駐」による人の目での管理も行っています。
入館やエレベーター利用には専用キーが必要で、個室収納は「2ロック方式」を採用。部外者が容易に立ち入れない多重のセキュリティにより、機密書類も安心です。
ビジネスエリアから20分「屋内駐車場で搬入出もスムーズ」
大阪市西区に位置するレナンドは、阿波座駅・九条駅から徒歩圏内。 中央区（本町・淀屋橋）、北区（梅田）、福島区などの主要オフィス街からも、車で20分以内という好アクセスです。
「屋内駐車場」を完備しているため、雨の日でも書類を濡らすことなくスムーズに積み下ろしが可能です。 台車の貸し出しやサポート等の安全対策が手厚く、女性の方でも安心してご利用いただけます。
大阪で書類の保管場所にお悩みなら、トランクルームレナンドへ
法定義務のある書類は、単に「場所を取るモノ」ではなく、会社を守るための「重要な資産」です。 オフィス内の環境改善と、書類の安全管理を同時に叶えるために、トランクルームの活用をぜひご検討ください。
「今の書類量だと、どのくらいの広さが必要？」 「セキュリティ設備を一度見てみたい」
まずは、お気軽にご相談・ご見学ください。 スタッフが丁寧にご案内し、大切な書類にとって最適なプランをご提案させていただきます。
